○直島町文書事務取扱規程
平成28年4月1日
規程第6号
直島町文書事務取扱規程(平成3年10月14日規程第10号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 直島町役場本庁における文書事務については、別に定めるもののほか、この規程に定めるところによる。
(文書取扱の原則)
第2条 文書は、正確、かつ迅速に取扱い、常に整理し最も能率的に処理しなければならない。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(これを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 電子メール 情報通信網を利用し専用のソフトウェアを介してやり取りするデータ及びファイルをいう。
第2章 公文書
(発信名義)
第4条 公文書の発信者名は、特別の例式のあるものを除くほか、町長名を用いなければならない。ただし、事案の内容により町長名とする必要がないものについては、町名、役場名、副町長名、会計管理者名、課長名、課名等を用いることができる。
(公文書の種類)
第5条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき直島町の事務に関し、法令に違反しない範囲内で議会の議決を得て制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき、町長が法令に違反しない範囲内でその権限に属する事務に関し制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定若しくは権限に基づく処分を行うため又は処分等をした事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 町長又は上級の職員が下級の行政機関又は職員に対し、その権限の行使及び職務の執行に関して発するもの
イ 指令 一般個人又は団体等からの申請又は出願に対してその権限に基づき、許可又は認可等の行政処分を行う場合に発するもの
(4) 往復文書
ア 通達 町長が、所管の機関又は所属の職員に対し、法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目的事項を指示するもの
イ 照会 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について問い合わせるもの
ウ 回答 照会、依頼等に対し、回答するもの
エ 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
オ 諮問 諮問機関に対し、一定の事項について意見を求めるもの
カ 答申 諮問を受けた機関が、諮問事項について調査及び審議をし、意見を述べるもの
キ 進達 上級行政機関に提出すべき申請書その他の文書で、その下級行政機関が、その受付文書を上級行政機関に取り継ぐもの
ク 副申 進達に当たり、下級行政機関が参考意見等を添えて具申するもの
(文書の記号及び番号)
第6条 文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないと認められる文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。
2 文書の番号は、会計年度により処理するものとする。ただし、同一事業の往復には終始同一の番号を用いる。翌年度にわたる継続事件についても最初の年の番号によらなければならない。
第3章 文書の取扱
(文書の収受配布)
第7条 役場に到着した文書及び物品等は、すべて総務課において収受し、次の各号に掲げる手続きを経た上で配布しなければならない。ただし、特に重要又は異例と認められるものにあっては、配布前町長の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。
ア 各種請求書、領収書、見積書及び送り状
イ その他軽易と認めるもの
(3) 親展文書は、封かんのまま名宛人に配布する。
(4) 訴願書、異議申立書、登録申請書等その受理の日時が権利の得失又は変更に関係のある文書は、第1号の規定により取扱うほか、収受の日時を文書の余白に記入し、その封筒を添付して配布すること。
(5) 電報は、収受後直ちにその文書の余白に受付の日時を明記して、主管課に配布すること。
(6) 書留郵便物及び現金書留郵便物は、文書収発処理簿(第3号様式)に記載し、名宛人に配布すること。
(7) 戸籍、住民登録抄本等の交付は、直接戸籍住民登録係へ手交する。
(8) 総務課長は、郵便料の未納又は、不足の文書が到着したときは不足の料金を支払って受取ることができる。
(9) 文書の収受は、ファクシミリ又は主管課において電子メールを利用して行うことができる。
2 前項の規定により主管課に配付すべき文書で2課以上に関係のあるものは、その関係の最も深い課に配付しなければならない。
(課における収受文書等の取扱い)
第8条 主管課で文書及び物品の配付を受けたときは、課長は、配付を受けたその文書を査閲し、自ら処理するもののほか、当該事務の主任者に処理方針を示して速やかに処理をしなければならない。
2 事務の内容により直ちに処理することができない場合は上司に供閲し、その指示を受けなければならない。
3 課長は、その主管課に属さない文書及び物品を受け取ったときは、直ちに総務課に返付又は所管する課に引渡しをしなければならない。
4 課の電子メールアドレス宛ての電子メールは、課長が指名した担当者が収受しなければならない。
5 課に属する職員の電子メールアドレス宛ての電子メールは、受信したメールの内容を担当する職員が収受しなければならない。
6 課又は課に属する職員が受信した電子メールが当該課の所管に属しないものである場合には、当該電子メールを速やかに所管する課又は当該課に属する職員に転送しなければならない。
(文書の起案)
第9条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書の起案は、次の各号に掲げる要領によらなければならない。
(1) 成規、定例事項のうち軽易なものは、一定の簿冊をもって処理する。
(2) 起案は、文意は簡明、字画は明瞭でなければならない。
(3) 軽易な照会、回答は、はがきにより処理することができる。
(4) 電報の文案は、簡易を旨とし、略符号のあるときはこれを用いなければならない。
(5) 緊急を要する文書、秘密に属する文書等特別な取扱いを要するものについては、その旨を余白に朱書すること。
(関係書類の添付)
第10条 文書を起案する際は、起案理由その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものは、これを省略することができる。
(合議)
第11条 文書を起案する際は、他の関係ある課に合議しなければならない。
2 合議を受けたときは、速やかに処理しなければならない。この場合において、意見を異にするときは、主管課長と協議し協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
(重要文書の取扱)
第12条 緊急を要する文書又は秘密に属する文書等その他重要な文書で決裁を必要とするものは、当該文書の内容を説明し得る職員が持ち回りで決裁を受けなければならない。
2 処理後においてもなお機密を要する文書は、封筒に入れ保管する等細心の注意をもって取り扱わなければならない。
(廃案等の場合の処置)
第13条 事案が廃案となり、又は、重大な変更を受けたときは、主管課長は合議した課にその旨を通知しなければならない。
(発送文書の公印)
第14条 発送文書は、すべてその用途に合った公印を押印しなければならない。ただし、電子メール、印刷物、その他文書の性質上不要と認められるものは、これを省略することができる。
(発送)
第15条 文書等の発送は、総務課において行う。ただし、主管課において直接発送するものを除く。また、主管課においてファクシミリ又は電子メールを利用して行うことができる。
2 郵便による文書、物品の発送は、料金後納郵便物差出簿(第4号様式)に登載すること。
3 特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面に書留、速達、親展等の別を記載すること。
4 小包その他特別の包装を必要とするものは、荷造りをすること。
(執務時間外の到達文書)
第16条 執務時間外の到達文書は、宿日直員が受領し、総務課に引き継がなければならない。
(未処理文書の整理)
第17条 各課長は、期限の定めのある文書については、常にその処理状況を把握し、期限内に適正に処理されるよう留意しなければならない。
(文書の整理)
第18条 処理済の文書は、担当課において所定の場所に整理保管し、常にその所在及び処理経過を明らかにしておかなければならない。
2 総務課長は、各課保管文書の整理状況を把握し、監督しなければならない。
3 天災、火災等非常の際のため、特に重要な書類については、非常持出物として区分しておかなければならない。
第4章 文書の編集及び保存
(編集等の主管課)
第19条 処理済の文書は、主管課において編集しなければならない。
(編集の方法)
第20条 完結文書は、次の要領により編集するものとする。
(1) 保存文書は、別に定める文書分類表により整理しなければならない。
(2) 編集は、特別なものを除き、すべて会計年度とする。
(3) 一件書類は、完結月日順に照復等の最初のものが上に、最後のものが下になるように整理し、年又は年度を超えて処理した事案は、その事案が完結した年又は年度とする。
(4) 一つの事案が二つ以上の分類にわたる場合は、最も関係の深い分類に区分する。
(5) 1冊の厚さは、10センチを限度とし、紙数に応じて1年分を分冊し、又は2年分以上を合冊することができる。この場合、2冊以上にしたときは、各冊に分類符号を付し、又2年分以上を合冊するときは、区分紙を入れるものとする。
(6) 臨時に調査した書類又は附属図表等で処理済の文書中に編集できないものは、箱又は書類袋に収め一括して別に処理するものとする。
(7) 電磁的記録のうち、用紙に印字できないもの又は電磁的記録媒体に記録した状態で保存することが望ましいものについては、磁気テープ、光ディスク等に記録する。
2 前項の規定による保存文書のうち、保存年限が永年のものについては、総務課長に引継ぎ、総務課が管理しなければならない。ただし、事務処理上特に必要なものについては、総務課長と協議して必要な期間中各課で保存することができる。
3 例規、秘密に属する文書又は数年にわたる簿冊その他事務処理上特に必要なものであって、前項の規定による引継が困難なものは、主管課において所要期間保存することができる。
(保存の方法)
第22条 前条の規定により通知した保存文書は、文書保存台帳に登録し、主管課が書庫に収めなければならない。
2 書庫は、常に清潔にしておかなければならない。
3 書庫は、常に火気及び盗難に注意しなければならない。
4 保存文書は、常に湿気や虫害等の予防に注意しなければならない。
(保存年限)
第23条 文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年とする。
2 文書の保存類別は、別表のとおりとする。
3 文書の保存年限は、処理完結の翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第24条 保存年限が満了した文書は、対象となる文書一覧を総務課長が各課に通知し、主管課において速やかに廃棄しなければならない。
2 保存期間が満了しない文書であっても、主管課長が保存の必要がないと認めるものは、廃棄の手続きをすることができる。
3 保存期間が満了した文書であっても、主管課長が保存の必要があると認めるものは、その保存期間を延長することができる。
4 同条の規定により廃棄した文書、又は保存期間を延長した文書については、その処理結果を総務課長に通知しなければならない。
5 廃棄文書のうち、印影その他で他に転用されるおそれがあるもの、又は個人情報が記載されているものなどについては、充分留意してこれを処分しなければならない。
(保存文書の借覧)
第25条 総務課管理の永年保存文書又は、異なる課が管理する保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿(第6号様式)に所要事項を記入し、記名押印して借覧しなければならない。
2 借覧の期間は、5日以内とする。ただし、特に必要があるときは、総務課長又は主管課の課長の承認を得て期間を延長することができる。
3 借覧した文書は、借覧した期間中であっても総務課長又は主管課の課長から返還の要求があったときは、直ちに返納しなければならない。
4 借覧した文書は、抜取、取替又は訂正してはならない。
(庁外持出の制限)
第26条 保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、やむを得ない事由によりあらかじめ総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。
(職員以外の者の閲覧)
第27条 職員以外のもので、情報公開請求等により保存文書の閲覧をしようとするものがあるときは、総務課長の許可を得て閲覧させることができる。ただし、この場合総務課長の指示する場所以外ですることができない。
附則
1 この規程は、告示の日から施行する。
附則(平成29年3月31日規程第2号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日規程第2号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第23条関係)
文書保存類別
第1類(永年保存) | |
(1) | 官庁の命令、指令、通達であって重要なもの、その他例規となる関係書類 |
(2) | 条例、規則、規程及び令達に関する書類 |
(3) | 職員の進退関係書 |
(4) | 議会の会議録及び議決書 |
(5) | 訴願、訴訟に関する書類 |
(6) | 財産、積立金及び営造物の設置管理処分に関する書類 |
(7) | 町債に関する書類 |
(8) | 境界変更及び廃置分合に関する書類 |
(9) | 役場位置に関する書類 |
(10) | 土地収用に関する書類 |
(11) | 統計諸表に関する書類 |
(12) | 各種台帳及び地図に関する書類 |
(13) | 町の沿革を知る重要書類 |
(14) | 予算書及び決算書 |
(15) | 町長及び副町長の事務引継書類 |
(16) | 広報 |
(17) | 叙位叙勲、褒章、表彰等に関する重要書類 |
(18) | 重要な式典、儀式等に関する重要書類 |
(19) | 町の総合計画又は主要な事業計画及び運営に関する基本方針の決定若しくはその変更に関する書類 |
(20) | 許可、認可、承認、裁定その他の行政処分又は契約に係る重要文書 |
(21) | 町の施設関係書類(図面、設計書等) |
(22) | その他、特別の事務であって後日の規準となるもの、又は永年保存の必要があると認めるもの |
第2類(10年保存) | |
(1) | 会計上の帳簿及び書類 |
(2) | 法令により処分した書類で永年保存の必要ないもの |
(3) | 上級官庁への一般的報告文書 |
(4) | 議会に関する書類で永年保存の必要ないもの |
(5) | 外国又は外国人に関する書類で永年保存の必要ないもの |
(6) | 工事の設計書及びその他工事に関する文書 |
(7) | 国又は県からの通知等で事務の指針となる重要文書 |
(8) | 請願、訴訟、陳情等に関する文書 |
(9) | 租税、公課及び賦課徴収等に関するもの |
(10) | 国県支出金に係る申請、通知、報告等に関するもの |
(11) | 各種台帳、図面、原簿等で重要なもの |
(12) | 選挙に関するもの |
(13) | その他5年を超えて保存の必要があると認められる文書 |
第3類(5年保存) | |
(1) | 台帳に登録した申請書、届書 |
(2) | 視察復命書 |
(3) | 出張伺書 |
(4) | 調査を終った諸報告書類 |
(5) | その他3年を超えて保存の必要があると認められる文書 |
第4類(3年保存) | |
(1) | 前各号に属さない文書 |
